Zoho People: Una solución digital para garantizar el cumplimiento de la nueva Normativa de Jornada Laboral y Registro Horario en España

· El nuevo sistema digital de registro horario debe ser accesible para los empleados y para la Inspección de Trabajo y funcionar “en tiempo real”, para evitar así sanciones de hasta 10.000 euros por empleado.

· Zoho cuenta con una solución digital ya adaptada a los requisitos de esta normativa, Zoho People, que permite el control y la gestión del tiempo trabajado, la elaboración registros listos para ser auditados, un acceso flexible a la información, transparencia y personalización.

· Una vez aprobado por el Consejo de Ministros, el Proyecto de Ley de Reducción de Jornada Laboral deberá pasar aún por el Congreso de los Diputados antes de su puesta en marcha. Está previsto un periodo de adaptación tecnológica para que las empresas adapten sus sistemas, que finalizará el 31 de diciembre de 2025.

El Consejo de Ministros ha aprobado el proyecto de Ley de reducción de jornada laboral hasta las 37,5 horas semanales sin pérdida de salario. Esta nueva normativa, que aún deberá ser aprobada por el Congreso de los Diputados antes de su entrada en vigor antes del verano, recoge la necesidad de que las empresas cuenten con un sistema de fichaje o registro horario digital, que debe ser fácilmente accesible y utilizable por parte de los empleados y para la Inspección de Trabajo, y que incluya sus datos en tiempo real como forma de asegurar el cumplimiento de la jornada laboral.

En este contexto, Zoho, compañía tecnológica global, ha anunciado que su solución de gestión de recursos humanos Zoho People, ya cumple con los requisitos establecidos por la nueva Ley, adelantándose incluso a su entrada en vigor. Zoho People centraliza en una sola solución los fichajes de los empleados, el control de presencia, la gestión de los tiempos de ausencia y vacaciones y el seguimiento del rendimiento de los empleados. En concreto, y de acuerdo con la normativa recién aprobada, Zoho People ofrece las siguientes funcionalidades:

· Seguimiento exhaustivo del tiempo: Los empleados pueden registrar sus horas de trabajo, incluidos los descansos, las horas extraordinarias, el tiempo de guardia, la presencia en la oficina o el teletrabajo y los permisos horarios, lo que garantiza tanto la autenticidad como la fiabilidad.

· Registros listos para auditoría: Cada entrada está vinculada a un empleado específico, con registros de auditoría que rastrean cualquier modificación para mantener la integridad total de los datos.

· Acceso flexible a los datos: Los registros de tiempo están disponibles en múltiples formatos, incluidos informes, exportaciones de archivos y API, lo que permite un fácil acceso y uso tanto interno como para el cumplimiento normativo.

· Visibilidad completamente transparente: Los empleados pueden ver los registros de tiempo de todos los usuarios activos en cualquier momento, mientras que los registros de los usuarios inactivos permanecen disponibles a través de informes con fines de auditoría.

· Semana laboral personalizable: La duración de la semana laboral puede ajustarse mediante jornadas configurables (por ejemplo, de 40 a 37,5 horas).

Uno de los principales objetivos del nuevo marco digital para el registro de la jornada laboral es modernizar los sistemas de gestión de los centros de trabajo y eliminar las ineficiencias del registro manual. También permite el acceso remoto a los registros de control horario para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, reduciendo la necesidad de visitas in situ, agilizando los procesos de control y minimizando las interrupciones en el lugar de trabajo, un reto que puede abordarse fácilmente con Zoho People.

Según Sridhar Iyengar, Director General de de Zoho en Europa, “Esta normativa también destaca la necesidad de formación de los empleados y las modificaciones de las políticas de RRHH como componentes clave para garantizar que los equipos estén bien preparados para utilizar las herramientas digitales para un seguimiento preciso del tiempo. Para garantizar el cumplimiento de la nueva legislación, en Zoho creemos que las empresas deben considerar seriamente la formación de su personal sobre lo que significan los cambios, cómo utilizar eficazmente cualquier nueva tecnología para el registro del tiempo y los procesos asociados. Esta formación puede ayudar a los equipos a adaptarse sin problemas a los nuevos requisitos y garantizar un registro horario preciso”.

Creado en 2008, Zoho People lleva más de 15 años prestando servicio a más de 15.000 empleados al año, gestionando más de 1 millón de solicitudes cada año e impartiendo más de 17.000 sesiones de formación a través de su Sistema de Gestión del Aprendizaje. Incluido ya en la suite de aplicaciones empresariales Zoho One, Zoho Projects cuenta con un precio de 5 euros por cada empleado gestionado en la empresa para no suscriptores. Así, Zoho People se confirma como una solución de garantías para que las empresas, independientemente de su número de empleados, puedan llevar a cabo un control exhaustivo de sus jornadas laborales, de acuerdo con la nueva normativa.

Una vez concluido el trámite parlamentario y después de la publicación de la nueva Ley en el BOE, está previsto que las empresas tengan hasta el último día del año de 2025 para concluir su adaptación tecnológica y haber implantado correctamente el control de jornada digital. Según la normativa, será obligatorio guardar estos registros de jornada durante al menos 4 años, y se proponen multas desde los 1.000 hasta los 10.000 euros por cada empleado afectado por el incumplimiento de la normativa. Además, la normativa recoge también el derecho de desconexión como un derecho inajenable, con el objetivo de prevenir que los empleados se vean obligados a llevar a cabo cualquier tarea fuera de su horario habitual. Y es que, de acuerdo con el Gobierno y de los datos de la Encuesta de Población Activa (EPA), cada semana se llevan a cabo casi 3 millones de horas extra no reconocidas a la semana, lo que representa el 42,8% del total de horas extraordinarias trabajadas por los asalariados.

Con más de 55 aplicaciones en casi todas las áreas principales de negocio, incluyendo ventas, marketing, atención al cliente, contabilidad y operaciones administrativas, así como una serie de herramientas de productividad y colaboración, Zoho Corporation es una de las empresas tecnológicas más prolíficas del mundo.

Zoho es una empresa de capital privado y rentable con más de 15.000 empleados. Zoho tiene su sede central en Chennai, India, y su sede europea en Utrecht, Países Bajos. Otras oficinas se encuentran en Alemania, Francia, España, Estados Unidos, India, Japón, China, Singapur, México, Australia y Emiratos Árabes Unidos.

Zoho respeta la privacidad del usuario y no tiene un modelo de ingresos por publicidad en ninguna parte de su negocio, incluidos sus productos gratuitos. Puede leer más sobre el compromiso de privacidad de Zoho aquí: https://www.zoho.com/privacy.html. Zoho opera sus propios centros de datos en todo el mundo, incluyendo dos en Europa. Más de 100 millones de usuarios en todo el mundo, a través de cientos de miles de empresas, confían en Zoho todos los días para hacer funcionar sus negocios, incluido el propio Zoho. Para más información, visite https://www.zoho.com/es-xl

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